Si trabajas en un corporativo, seguramente has experimentado las ventajas y desventajas de tener un orden establecido dentro de la compañía. Al hablar de orden, nos referimos a la gestión y documentación de procesos internos y externos, que en muchas ocasiones conllevan tiempo y esfuerzo por parte de todo el equipo.
Este proceso fuera de ser una formalidad, ¿es algo que realmente aporta valor a la empresa?, y la respuesta es sí. En las compañías la rotación de personal es considerada como algo «normal» por lo que, el generar un repositorio de conocimientos, sin duda te ayudará a que el pase de conocimiento entre colaboradores sea más efectiva. Puedes optar por hacer timelines de proyectos, planes documentados, procesos paso a paso, sketches o roadmaps, y de esta forma la información de la empresa, adquiere valor por sí misma.
Las empresas tienen procesos repetibles que son clave para que sus operaciones sean exitosas, por lo que la documentación de procesos sirve como una guía fundamental de referencia para los colaboradores. Lucidchart
Algo importante es que no se trata de “documentar por documentar”, un tip para registrar procesos es identificar el valor que esta información generará en la compañía y en las personas, y para ubicarlo puedes comenzar por preguntarte si a ti te hubiera generado algo positivo contar con esa información al iniciar a desempeñar tus tareas en una organización. Ahora, si aún no te queda muy clara la importancia de documentar los procesos, te enlistamos los cuatro beneficios principales:
- Optimización de procesos
- Capacitación de personal
- Estandarización de la operación
- Retención de conocimientos
Contar con documentación y procesos no es sinónimo de tener una misma forma de hacer las cosas todo el tiempo, de hecho, se pueden hacer de manera distinta y la diferencia radicará en que podrás comenzar desde un punto de partida informado que te ayudará a tomar mejores decisiones.
Contar con documentación clara, precisa y actualizada de los procesos dentro de una empresa, se vuelve una herramienta de alto valor que facilita el propio desarrollo de la compañía y de sus colaboradores.
Artículo escrito por: Adriana Medina, Responsable de Organización y Procesos en Banco Sabadell.
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